Concepto
Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a
otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamaño
de la compañía, volumen de datos que haya que manejar y las demandas de
información que la administración y otros interesados imponen al sistema.
Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las
palabras que conforman esta frase. Ciclo: Consiste en una serie de sucesos,
cambios o fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y presentarse
de nuevo. Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la cuenta y razón de las
entradas y salidas en las empresas públicas o privadas.
Habiendo explicado las dos palabras del tema en cuestión encontramos
que la definición más general de un sistema de contabilidad o del ciclo
contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la
administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar
y dar a conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa.
Si existe un sistema de contabilidad eficiente los
administradores e inversionistas de una determinada empresa pueden obtener en
cualquier momento información como: estructura de capital, composición, ventas,
inventarios, etc. De manera de realizar los análisis financieros necesarios
para tomar decisiones en pro de sus intereses.
Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de
contabilidad satisfactorios, muchas son deficientes debido en parte a la
ineficacia de sus procedimientos contables.
El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o
fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la
vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa
con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor,
la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados
financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste,
su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de
comprobación posterior al cierre.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al
proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones
hasta los estados financieros finales. Además de registrar las transacciones
explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para
las transacciones implícitas. Es importante reconocer cómo los ajustes para las
transacciones implícitas en el período anterior pueden afectar la contabilidad
adecuadamente en el período actual para las transacciones explícitas relativas.
Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del período anterior, la
primera nómina del periodo actual eliminará esa cuenta por pagar.
Pasos del Ciclo Contable
Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una
empresa se divide en períodos contables, y cada período es un ciclo contable
recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el diario y que
termina con el balance de comprobación posterior al cierre. Para comprender con
más exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo contable se necesita
que cada paso se entienda y se visualice en su relación con los demás.
Los pasos, según el orden en que se presentan, son los
siguientes:
1.- Balance General al principio del
período reportado:
Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de
las cuentas del balance de comprobación y del mayor general del período
anterior.
2.- Proceso de análisis de las
transacciones y registro en el diario: Consiste en el análisis de
cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.
3.- Pase del diario al libro mayor: Consiste
en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los
asientos consignados en el diario.
4.- Elaboración del Balance de
Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional): Consiste
en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la
exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de
los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las
cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por último a
determinar y comprobar la utilidad o pérdida.
5.- Analizar los ajustes y las
correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor: Consiste
en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la
información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se
procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas
muestren saldos correctos y actualizados.
6.- Elaboración de un balance de
prueba ajustado
7.- Elaboración de los estados
financieros formales Consiste en reagrupar la información
proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un
estado de resultados.
8.- Cierre de libros
Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las
cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al
libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital.
Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales
para el período siguiente.